A VOLÁN Buszpark Kft. a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény, valamint a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hozott létre az Etikai Kódexben meghatározott magatartási szabályok, valamint a társaság integritása és etikus működése megsértésének bejelentésére a korrupció megelőzése, a szervezeti kultúra megerősítése és az átlátható működés megvalósítása érdekében.
Bejelentés megtételének módja
A bejelentés Társaságunk honlapján, a jelen tájékoztató elolvasása, valamint a törvény által előírt nyilatkozat elfogadását követően tehető meg.
Bejelentő lehet:
- a munkáltató munkavállalói, valamint
- a munkáltatóval szerződéses viszonyban álló, vagy
- olyan személyek tehetnek bejelentést, akiknek a bejelentés megtételéhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdekük fűződik.
A bejelentés megtételekor a bejelentő:
- jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét köteles megadni.
Tájékoztatjuk, hogy személyazonosságát a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeljük.
Amennyiben bejelentésben nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint az e törvény szerint nem kezelhető adatok is szerepelnek a bejelentésben, úgy azokat a bejelentési rendszerből haladéktalanul töröljük.
Bejelentés mellőzésének esetei
A név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés mellőzhető.
A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után történő bejelentés vizsgálata mellőzhető.
Ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban, a munkáltató a bejelentés vizsgálatát ez esetben is mellőzheti.
Nyilatkozattételi kötelezettség
A bejelentő köteles nyilatkozni arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.
Felhívjuk figyelmét, hogy a rosszhiszemű bejelentés polgári jogi és büntetőjogi következményekkel járhat.
Kivizsgálás
A bejelentés kivizsgálása során a tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosítani kell, hogy a bejelentésben érintett a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját akár jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.
A bejelentést a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül kivizsgálásra kerül. A bejelentés kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől - név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével - csak különösen indokolt esetben, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet eltérni. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg.
Intézkedések
Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.
Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a foglalkoztatói szervezet által meghatározott magatartási szabályokat, a munkáltató a munkaviszonyra vonatkozó szabályoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
Adatkezelés időtartama
Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törölni kell.
Amennyiben a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor - ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is - a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.
A VOLÁN Buszpark Kft. („Társaság” vagy „Adatkezelő”) elkötelezett amellett, hogy az Ön személyes adatait az irányadó adatvédelmi jogszabályoknak, így különösen az EU 2016/679 Általános Adatvédelmi Rendeletének (GDPR), az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvénynek megfelelően kezelje, és az Ön adatvédelmi jogait tiszteletben tartsa. Személyes adatainak biztonsága kiemelt fontosságú számunkra. Társaságunk szigorú szabályok szerint működő gazdasági társaság, és az Ön személyes adatainak kezelése szakmai titoktartásra kötelezett munkatársaink felelőssége mellett történik.
A jelen adatvédelemi tájékoztató („Tájékoztató“) a Társaság általános szolgáltatásaink során végzett, valamint azzal kapcsolatos adatkezelési tevékenységeink vonatkozásában tartalmaz információkat. A folyamatokban való részvétellel Ön, mint érintett a vonatkozó folyamatleírás szerint válik az adatkezelés érintettjévé.
1. Adatkezelő megnevezése, elérhetőségei
2. Adatkezelés szabályai
Jelen adatkezelési tájékoztató időbeli hatálya 2020. január 1-től visszavonásig tart.
A Társaság, mint a www.volan-buszpark.hu (továbbiakban: honlap) üzemeltetője tájékoztatja látogatóit, hogy jelen honlappal kapcsolatosan csak a jelen adatvédelmi tájékoztatóba foglaltak alapján kezel személyes adatokat.
A Társaság működtetése során, a vele szerződéses kapcsolatban álló, vagy bármely célból kapcsolatba lépő személyek személyes adatait kezeli abból a célból, hogy részükre szolgáltatást nyújthasson, vagy tőlük szolgáltatást vegyen igénybe.
Az adatkezelés alapjául szolgáló főbb jogszabályok:
„személyes adat”: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
A jelen tájékoztató fogalmai megegyeznek a GDPR 4. cikkében meghatározott értelmező fogalommagyarázatokkal.
A Társaság kijelenti, hogy kizárólag a hatályos jogszabályok rendelkezései alapján végez adatkezelést, így személyes adatot csak és kizárólag a GDPR 6. cikkébe foglalt jogalapokkal kezel. A Társaság kezelésében lévő személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi személyes adat minőségét, amíg belőle az érintett azonosított vagy azonosítható. Az Társaság akkor tekint egy adatot személyes adatnak, amennyiben rendelkezik azzal a technikai feltétellel, amely segítségével képes az adatból azonosítani az érintettet. A Társaság kijelenti, hogy csak úgy folytat adatkezelést, hogy az minden szakaszában megfelel a célnak.
A Társaságjelen tájékoztató nyilvánosságra hozatalával közli Önnel, azaz az adatkezelés érintettjével az adatkezelés célját, az adatkezelés jogalapját, valamint az adatkezeléssel kapcsolatos, a GDPR 13. cikkében meghatározott tényeket.
Tájékoztatjuk, hogy a Társaság munkaszervezési, fizikai, informatikai és jogosultságkezelési eszközökkel gondoskodik arról, hogy illetéktelen személyek a személyes adatokat ne ismerhessék meg, a Társaság munkatársai kötelesek az adatkezelés során megismert személyes adatokat titokként megőrizni.
Az adatkezelés irányelvei
A Társaság kijelenti, hogy az adatkezelési tájékoztatóban foglaltak szerint végzi a személyes adatok kezelését és betartja a vonatkozó jogszabályok előírásait, különös figyelemmel az alábbiakra:
Adatbiztonság
Mindent megteszünk annak érdekében, hogy figyelembe véve a tudomány és technológia mindenkori állását, a megvalósítás költségeit, továbbá az adatkezelés jellegét, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett kockázatokat a megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtsuk végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantáljuk.
A személyes adatokat mindig bizalmasan, korlátozott hozzáféréssel, titkosítással, probléma esetén visszaállíthatóság biztosításával kezeljük. Informatikai és papír alapú manuális rendszerünket rendszeresen teszteljük a biztonság garantálása érdekében.
A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor figyelembe vettük az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.
Megteszünk mindent annak biztosítása érdekében, hogy az irányításunk alatt eljáró, a személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személyek kizárólag a mi utasításunknak megfelelően kezelhessék az említett adatokat, kivéve, ha az ettől való eltérésre uniós vagy tagállami jog kötelezi őket.
3. Az érintettek jogainak érvényesítése
A Társaság tájékoztatja, hogy a GDPR alapján Ön, személyazonosságának igazolását követően az adatkezelés jogalapjától függően az alábbi jogérvényesítési lehetőségekkel élhet:
Az Társaság törekszik arra, hogy az Önnek adott tájékoztatás minden esetben a GDPR által meghatározott szabályok teljesítése mellett is a lehetőségekhez mérten tömör, átlátható, érthető, könnyen hozzáférhető, világos és közérthető legyen.
Kérelmét elsősorban írásban terjesztheti be az Társaság ügyvezetőjének címzett, jelen tájékoztató 1. pontjában feltüntetett elérhetőségén. Amennyiben Ön azonban szóbeli tájékoztatást kér, úgy személyazonossága igazolását követően az Társaság erre felhatalmazott munkatársa a tájékoztatást szóban is megadhatja, ha a tájékoztatáshoz szükséges adatok részére rendelkezésre állnak. Minden más esetben az igényt a munkatársunk rögzíti és a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatjuk Önt kérelmével kapcsolatosan. Ezt a határidőt maximum további két hónappal hosszabbíthatjuk meg, ha a kérelem összetettsége vagy az aktuálisan kezelt kérelmek száma ezt indokolja, ellenben erről a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül, elektronikus úton tájékoztatjuk.
Amennyiben nem intézkedünk a kérelmére vagy az intézkedésünket nem fogadja el, úgy jogorvoslattal élhet a Társaság ellen. Adatkezelési eljárásunkkal kapcsolatos panasszal Ön fordulhat a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) vagy a lakóhelye avagy tartózkodási helye szerinti törvényszékhez. Felhívjuk azonban a figyelmét, hogy a NAIH gyakorlata alapján panaszát akkor fogadja be a Hatóság, hogy ha előbb az adatkezelőhöz, esetünkben tehát a VOLÁN Buszpark Kft.-hez fordult, de nem intézkedtünk a kérelmére vagy az intézkedésünket nem fogadta el. Javasoljuk ezért, hogy először Társaságunkkal vegye fel a kapcsolatot!
4. Adatkezelési tájékoztatók és folyamatleírások
A Társasága GDPR-ban nevesített átláthatóság elvének való megfelelés céljából nyilvánosságra hozza az azon adatkezelési folyamataira vonatkozó tájékoztatásokat, amelyeknek Ön a Társasággal jogviszonyba kerülve az alanya lehet.
A jelen dokumentumban található adatkezelések:
Az adatkezelésbe bevont adatfeldolgozók és az adatfeldolgozási művelet megjelölése:
A VOLÁN Buszpark Kft. az adatkezelésbe – az előzőekben írtakon kívül – főszabály szerint más adatfeldolgozót nem von be. Amennyiben ettől eltérő szabályt alkalmaz a VOLÁN Buszpark Kft., úgy azt az adott adatkezelésnél külön jelzi.
Az adatkezelés során az adat az alábbi harmadik személyek részére, a megjelölt jogalappal kerül továbbításra:
A Társaság az adatokat harmadik személy részére nem továbbítja. Amennyiben ettől eltérő szabályt alkalmaz a Társaság, úgy azt az adott adatkezelésnél külön jelzi. A Társaság felhívja azonban figyelmét arra, hogy személyes adatok bíróság és hatóság részére történő kiadását előírhatja jogszabály. Amennyiben bíróság vagy hatóság jogszabályban rögzített eljárása során személyes adatok átadására kötelezi a Társaságot, úgy jogszabályi kötelezettségét teljesítve köteles a kért adatokat az eljáró bíróság vagy hatóság rendelkezésére bocsájtani.
Minden adatkezeléssel kapcsolatosan az adatkezelés jogalapja alapján a GDPR-ban biztosított, a 3. pontban részletezett érintetti jogérvényesítési és jogorvoslati jogok illetik meg az adatkezelés érintettjét.
4.1. A honlap adatkezelése, cookie-kezelés
A Társaság honlapjához bárki kiléte felfedése és személyes adatai megadása nélkül hozzáférhet, a honlapon és az ahhoz kapcsolt oldalakon szabadon és korlátozás nélkül szerezhet információkat. Nem személyhez kötött információkat azonban korlátlanul és automatikusan gyűjt a weblap a látogatókról. Ezen honlap bizonyos része ún. „cookie-kat”, „sütiket” használ.
Mik azok a cookie-k? - A cookie-k a felkeresett webhelyek által létrehozott fájlok. A böngészési adatok mentésével javítják az online élményt. A cookie-k segítségével a webhelyek bejelentkezve tarthatják Önt, emlékeznek a webhely beállításaira, és helyileg releváns tartalmakat biztosítanak.
adatkezelés célja: a weboldal látogatók számára a felhasználói élmény javítása
adatkezelés jogalapja: az érintett személy hozzájárulása. Az adatkezeléshez történő hozzájárulását az érintett személy a böngészőjének biztonsági beállításában tudja visszavonni, valamint lehetősége van arra, hogy a sütiket a Beállítások menüpontban bármikor törölje a böngészőkből (böngésző függő a pontos helye a funkciónak).
érintettek köre: a weboldal látogatói
kezelt adatok köre: egyedi azonosítószám, időpont, beállítási adatok
adatkezelés és adattárolás időtartama: az adatkezelő az adatokat az érintett hozzájárulásának visszavonásáig kezeli és tárolja.
adatok tárolási módja: elektronikus.
Cookiek törlése:
az adatkezelésbe bevont adatfeldolgozó és az adatfeldolgozási művelet:
a Profitárhely Kft. (székhely: 6000 Kecskemét, Szolnoki út 23. cégjegyzékszám: 03-09-121889., adószám: 23173080203) biztosítja és üzemelteti a honlap tárhelyet a Volán Buszpark Kft. részére, így azon adatok, melyek a honlap használata kapcsán felmerülnek a honlap tárhelyen, a Profitárhely Kft. adatfeldolgozásába kerülnek. Az adatfeldolgozó adatkezelési tájékoztatója az következő hivatkozáson érhető el: https://www.profitarhely.hu/Profitarhely-adatvedelmi-tajekoztato.pdf
4.2. Kapcsolatfelvétel a Társasággal
A Társasággal személyesen, telefonon, írásban és a honlap használatával is fel lehet venni a kapcsolatot. Amennyiben az érintett a Társasággal szóban (személyesen, telefonon) veszi fel a kapcsolatot, és az az ügy, amelyben az érintett megkereste a Társaságot, azonnal nem oldható meg, úgy a Társaság munkatársa feljegyzést készít az érintett által elmondottakról, és azt a szervezetrendszeren belül továbbítja az ügy elintézésére illetékes személynek.
Amennyiben az érintett e-mailben vagy írásban veszi fel a kapcsolatot a Társasággal, a megkeresését az azt megismerő személy a szervezetrendszeren belül továbbítja az ügy elintézésére illetékes személynek.
Az érintett ezen utakon azzal járul hozzá az adatkezeléshez, hogy a jelen, nyilvánosságra hozott tájékoztatót megismerhette és ennek tudatában veszi fel a kapcsolatot a Társasággal.
A Társaság a kapcsolatfelvétellel érintett ügy elintézéséig tárolja e célból az érintett adatait. Amennyiben az ügy egy új jogviszony létesítésére irányul, úgy az új jogviszony (pl. ajánlatkérés, ajánlatadás stb.) szerinti adatkezelés érintettjévé válik.
A Társaság felhívja minden érintett figyelmét, hogy csak és kizárólag olyan mennyiségű információt küldjön meg a Társaság számára a kapcsolatfelvétel során, amely az adott kapcsolatfelvételi ügy elintézéséhez szükséges. Ez azért fontos, mert a Társaság törekszik arra, hogy betartsa a GDPR úgynevezett adattakarékossági elvét, amely szerint egy adott adatkezelési cél eléréséhez csak annyi adatot kezelhet az adatkezelő, amennyi az adatkezelés eléréséhez feltétlenül szükséges.
adatkezelés célja: a Társasággal való kapcsolatfelvétel biztosítása, az előadott ügy ügyintézése
adatkezelés jogalapja: a GDPR 6. cikk (1) a) szerinti - az érintett hozzájárulása
érintettek köre: a Társasággal önként kapcsolatba lépők
kezelt adatok köre: név, értesítési cím és minden további adat, melyet az érintett a kapcsolatba lépés során megad
adatkezelés időtartama: a kapcsolatfelvételben érintett ügy elintézéséig
adattárolás időtartama: az alapul szolgáló ügyre vonatkozó, jogszabályban meghatározott ideig, ennek hiányában az ügy elévüléség.
adatok tárolási módja: elektronikus és/vagy manuális (papír alapú).
4.3. Munkára jelentkezők adatainak kezelése
A Társaság időnként különböző pozíciókra keres munkatársat. Amennyiben Ön bármilyen módon és formában munkára jelentkezik a VOLÁN Buszpark Kft-hez, úgy a jelentkezése során megadott adatai megadásával hozzájárul, hogy személyes adatait a Társaság e célból kezelje.
Adatkezelésileg a Társaság nem tesz különbséget a jelentkezések között azok módja és formája, valamint a megadott adatok mennyisége alapján sem. Így Ön munkára jelentkezhet a Társasághoz postai vagy elektronikus úton, papíralapon, személyesen, önéletrajzzal és motivációs levél megírásával vagy például egy rendezvényen csak az Ön által „legfontosabbnak” tartott adatai megadásával. Abban az esetben, ha a jelentkezés körülményeiből egyértelmű, hogy Ön az adatait abból a célból adta meg, hogy egy konkrét vagy egy (jövőbeni) lehetséges pozíció kapcsán felvételt nyerjen a Társaság munkavállalói közé, az adatkezelés szabályai azonosak az alábbiakkal, ugyanis a Társaság minden jelentkezést azonos előírások szerint kezel, függetlenül annak a Társasághoz való beérkezésének módjától.
Minden jelentkezést (az ahhoz tartozó önéletrajzzal, motivációs levéllel vagy bármilyen egyéb csatolt dokumentummal) rendszerez a Társaság. A jelentkező adatait a szervezetrendszeren belül az a szakterületi vezető ismerheti meg, aki a kiírt vagy nyitott álláshellyel rendelkezik. A jelentkező – ha adatai alapján a területi vezető megfelelőnek találja – felvételi folyamaton vesz részt. Amennyiben kiválasztásra kerül, úgy személyes adatait a továbbiakban a munkaviszony létesítésére kezeli a Társaság: erről bővebb tájékoztatást a sikeres kiválasztást követően kap a jelölt.
Abban az esetben, ha a jelölt nem lesz kiválasztva a pozícióra vagy nincsen a végzettségének megfelelő nyitott pozíció, abban az esetben a Társaság a jelentkező adatait és a jelentkezés során megadott további dokumentumokat a jelentkezés időpontjától számítottan maximum a következő év végéig őrzi meg azzal a céllal, hogy amennyiben a jelölt végzettségének megfelelő pozíció nyílik, úgy a Társaság megkeresse a jelöltet.
A Társaság minden év utolsó munkanapján semmisíti meg vagy törli azokat az iktatott önéletrajzokat, amelyeket a továbbiakban nem kezel: a kezelés határideje így tehát a beérkezés évét követő év utolsó munkanapja.
Nem az érintettől származó önéletrajzot a Társaság nem fogad el.
adatkezelés célja: Társaság által meghirdetett pozíciókra megfelelő jelölt kiválasztása
adatkezelés jogalapja: az önéletrajz VOLÁN Buszpark Kft.-nek való megküldésével a GDOR 6. cikk (1) a) szerinti érintetti hozzájárulás
érintettek köre: a Társasághoz munkára jelentkezők
kezelt adatok köre: érintett által a munkára jelentkezés során megadott adatok
adatkezelés és adattárolás határideje: az önéletrajz beérkezésének évét követő év utolsó munkanapja.
adatok tárolási módja: elektronikus/manuális.
4.4. Ajánlatkérés a Társaság szolgáltatásaira
Amennyiben a szolgáltatás jellege megengedi, a Társaság szolgáltatásainak igénybevételét megelőzheti árajánlatkérés.
A Társaság minden megkeresést egyedileg kezel és az egyedi kéréseket is figyelembe véve mindenki részére személyre szabott ajánlatot ad.
Ahhoz, hogy a Társaság személyre szabott árajánlatot készíthessen, ahhoz legalább az alábbi adatokra szüksége van: az árajánlatkérő azonosító és kapcsolattartási adatai (név, e-mail cím, telefonszám), az ajánlatkéréssel érintett szolgáltatással kapcsolatos adatok (szolgáltatással kapcsolatos releváns adatok).
Az ajánlatkérő emellett opcionálisan megadhat bármilyen további információt, amely az ajánlat személyre szabását elősegíti.
A Társaság az ajánlatkérés alapján elkészíti az ajánlatkérő számára a személyre szabott árajánlatot, amelyet a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:64. § szerinti ajánlati kötöttség fennállásáig vehet igénybe. Amennyiben ezen időszakon belül az ajánlatkérő az ajánlatot nem fogadja el, a Társaság törli adatait, mert a szerződés ez alapján nem jöhet létre. Amennyiben az ajánlatkérő az ajánlatot elfogadja, úgy a Társaság az adatait a szolgáltatás igénybevételével kapcsolatos adatkezelés során kezeli tovább – erről tájékoztatást a jogviszony létrejöttekor kap.
adatkezelés célja: személyre szabott árajánlat adása a Társaság szolgáltatásáról az érintett ajánlatkérése alapján
érintettek köre: ajánlatot kérők
kezelt adatok köre: név, értesítési cím és minden további adat, melyet az érintett az ajánlatkérés során megad
adatkezelés időtartama: ajánlati kötöttség lejártáig
adattárolás határideje: az ajánlattételi kötöttség lejártáig
adatok tárolási módja: elektronikus és/vagy manuális.
4.5. Pénzügyi teljesítés, számlázás
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szvt.) 165. § (1) szerint minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. Ilyen gazdasági műveletnek számít a Társaság szolgáltatásainak igénybevétele, amennyiben az igénybe vevő a szolgáltatásról számlát kér.
Az Szvt. 167. § (1) írja elő, hogy a könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylatnak milyen általános tartalmi kellékei vannak, amelyeket a Társaság köteles a számlán rögzíteni. Ezek nélkül a számlázás nem tud jogszerűen megtörténni. A 167. § (1) j) pont továbbá megjelöli, hogy egyéb jogszabály is írhat elő tartalmi kelléket: a számla kiállításakor így a Társaságnak az Áfatv. 169. § előírását is figyelembe kell venni. Így a 169. § e) pont szerint a szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe kötelező adattartalom, valamint dc) alpontja szerint az adószám, de csak akkor, ha az áthárított adó a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja.
A Társaság ellenben nem csak kiállít, hanem be is fogad számlákat a közte és számlaképes személyek között létrejött szerződéses jogviszony teljesítésével kapcsolatosan. Abban az esetben, amennyiben a számla kiállítója természetes személy, úgy a számla adattartalma személyes adat. (Ez praktikusan 7-es adószámmal rendelkező személyek vagy egyéni vállalkozók esetén történhet.) A befogadott számlákra vonatkozó szabályok (adattartalom, a tárolás módja és határideje) megegyeznek a kiállított számlákra vonatkozó szabályokkal.
adatkezelés célja: a pénzügyi teljesítés, számlázás jogszabályi előírás szerinti megvalósítása és dokumentálása
adatkezelés jogalapja: bár az adatkezelés az érintett hozzájárulása alapján indul el (ő kéri a számlát vagy nyújtja a számlát), ám az adatkezelést jogszabály írja elő kötelezően, így a GDPR 6. cikk (1) c) szerinti - jogi kötelezettség teljesítése az Szvt. 165-169. §§ és az Áfatv. 169. § szerint
kezelt adatok köre: az Áfatv. 169. § e) pontja szerint
adatkezelés időtartama: a pénzügyi teljesítés és kapcsolódó bevallások teljesítéséig
adattárolás határideje: a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos adatokat az Szvt. 169. § (1) szerint 8 évig kell megőrizni
az adatkezelésbe bevont adatfeldolgozó és az adatfeldolgozási művelet: a Nemzeti Üzleti Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság (7030 Paks, Gagarin u. 1., Cg.17-10-001241) végzi a Társaság számára a könyvelési feladatokat, így azon adatok, amelyek óhatatlanul szükségeltetnek a pénzügyi teljesítéshez, számlázáshoz és könyveléshez, a NÜSZ Zrt. adatfeldolgozásába kerülnek.
adatok tárolási módja: elektronikus és manuális.
4.6. Kapcsolattartók adatainak kezelése beszerzési és közbeszerzési eljárásban
A VOLÁN Buszpark Kft. napi működése során árubeszerzés és szolgáltatás igénybevétele érdekében beszerzési és közbeszerzési eljárásokat folytat le, amelynek eredményeként a nyertes ajánlattevő féllel szerződés megkötésére kerül sor. Az eljárás lebonyolításához szükséges hatékony kapcsolattartást azonban a legritkább esetben a felek cégjegyzésre jogosult képviselői végzik, ezért a felek a beszerzési eljárások ügyintézése során az esetek többségében kapcsolattartókat jelölnek meg. Mivel a kapcsolattartó személyre vonatkozó adatokat az eljárásban ajánlattevőként megjelenő partner adja meg a Társaság számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek.
Azt, hogy a Társaság részére ajánlatot tevő partner kit határoz meg kapcsolattartóként, arra a Társaságnak ráhatása nincs, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Annak okán azonban, mert a Társaság elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, a beszerzési, közbeszerzési eljárásban ajánlatot tevő partner kapcsolattartóit is tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint jelen dokumentummal a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
A folyamatban kezelt adatok kategóriái: a kapcsolattartó neve, telefonszáma, beosztása, e-mail címe és esetlegesen megadott egyéb adatok.
Az adat forrása a Társaság részére ajánlatot tevő partner.
Mivel azonban a Társaság véleménye szerint jelen adatkezelésre bár a hétköznapokban tömegesen előfordul és gyakoriságát tekintve teljes mértékben életszerű, a GDPR jogalap-rendszeréből mégis csak a jogos érdek jogalapja alkalmazható. A Társaság gondosan mérlegelte az adatkezelés érintettekre gyakorolt hatását és megállapította, hogy az nem jár az érintettek érdekeire, alapvető jogaira és szabadságaira nézve aránytalan és szükségtelen mértékű korlátozással. Az adatkezelés a Társaság és a részére ajánlatot tevő partnerének jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, így az érdekmérlegelési teszt alapján alkalmazható a GDPR 6. cikk (1) f) az adatkezelés jogalapjául.
Mivel a VOLÁN Buszpark Kft.-nek semmilyen ráhatása nincs arra, hogy a részére ajánlatot tevő partner kit jelöl meg kapcsolattartóként, ezért a Társaság részére ajánlatot tevő partnernek kötelezettséget kell vállalnia a következőkre:
adatkezelés célja: a Társaság által lebonyolításra kerülő beszerzési, közbeszerzési eljárás lefolytatásához szükséges hatékony kapcsolattartás biztosítása.
adatkezelés jogalapja: a beszerzési, közbeszerzési eljárás lefolytatása során a Társaság és a részére ajánlatot tevő partner hatékony kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdeke, így a GDPR 6. cikk (1) f) pontja.
érintettek köre: beszerzési eljárásban résztvevő partner által kijelölt kapcsolattartó
kezelt adatok köre: a kapcsolattartó neve, telefonszáma, beosztása, e-mail címe és esetlegesen megadott egyéb adatok
adatkezelés és adattárolás időtartama: a Társaság az ajánlatot tevő partner kapcsolattartó(i)ja személyes adatait:
(A megkötött jogügyletekben, szerződésekben szereplő kapcsolattartói adatkezelésekre vonatkozó információkat a 4.9. pont számú tájékoztató tartalmazza.)
az adatkezelés során az adat az alábbi harmadik személy részére kerül továbbításra: közbeszerzési eljárásban a Kbt. 43.§ alapján kötelezően előírtaknak megfelelően a Közbeszerzési Hatóságnak (székhely: 1026 Budapest, Riadó utca 5.)
4.7. Képzettségre, végzettségre, szakmai gyakorlatra vonatkozó adatok kezelése közbeszerzési eljárásban
A közbeszerzési eljárások kiemelt szerepe, annak külön törvényben és egyéb kapcsolódó jogszabályokban szabályozott jellege annak fontosságát emeli ki. Maga a jogalkotó is akként ítélte meg, hogy erre vonatkozóan pontos jogi előírásokkal teremtse meg ennek ellenőrizhető és rendezett keretét.
A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény (Kbt.) 69.§ (14) feljogosítja az ajánlatkérőt, hogy a kizáró okok fenn nem állása és az alkalmasság megítélése céljából az ajánlatban vagy részvételi jelentkezésben megnevezett személyek természetes személyazonosító adatait, valamint képzettségre és végzettségre, szakmai gyakorlatra, szervezeti, köztestületi tagságra és gazdasági társaságban fennálló tagságra vonatkozó adatait kezelje. A kizáró okok fenn nem állásának ellenőrzése keretében - a külön jogszabályban foglalt igazolási szabályok szerint - a büntetlen előéletre vonatkozó adatról hatósági igazolás bekérésére és ezzel egyidejűleg az ajánlatkérő általi kezelésére is jogot biztosít.
Ehhez kapcsolódóan a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21.§ (1) b.) is erre vonatkozó kisegítő rendelkezéseket tartalmaz, lehetővé téve az ajánlattevőnek és a részvételre jelentkezőnek a szerződés teljesítéséhez szükséges műszaki, illetve szakmai alkalmasságának igazolásának előírását azoknak a szakembereknek (szervezeteknek) a megnevezésével, végzettségük vagy képzettségük, szakmai tapasztalatuk ismertetésével, akiket az ajánlattevő partner be kíván vonni a teljesítésbe.
A fenti jogszabályhelyek biztosítják a képzettségre, végzettségre vonatkozó adatok és a kapcsolódó természetes személyazonosító adatok kezelését. Ez alapján tehát az ilyen adatok kezelésének jogalapja a jogos érdek.
A közbeszerzési eljárások általában közismert jellemzője azok kiemelten magas értéke. A Társaság, mint nemzeti vagyonnal gazdálkodó társaság mind a vagyonnal való felelős gazdaként eljárva, mind pedig a jogszabályi környezetet betartva jogosult és egyben köteles valamennyi szükséges és az eljárás eredményeként létrejött jogügylet, szerződés teljesítéséhez szükséges feltételeket, információkat, adatokat bekérni, megismerni és azokat kezelni a korábban hivatkozott Kbt. és Korm. rendelet által előírtakra figyelemmel.
Mivel a teljesítésbe bevont természetes személyre vonatkozó adatokat a közbeszerzési eljárásban ajánlattevőként megjelenő partner adja meg a Társaság számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek.
Azt, hogy a Társaság részére ajánlatot tevő partner kit határoz meg teljesítésbe bevont személyként, arra a VOLÁN Buszpark Kft-nek ráhatása nincs, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Annak okán azonban, mert a Társaság elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, a közbeszerzési eljárásban ajánlatot tevő partner által a teljesítésbe bevont természetes személy(eke)t is tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint jelen dokumentummal a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
A folyamatban kezelt adatok kategóriái: a természetes személyazonosító adatok, képzettségre, végzettségre, szakmai gyakorlatra vonatkozó igazolások, dokumentumok.
Fentiek alapján a Társaság részére ajánlatot tevő partnernek kötelezettséget kell vállalnia a következőkre:
adatkezelés célja: a Társaság által lebonyolításra kerülő közbeszerzési eljárás keretében igényelt tevékenység ajánlattevő által történő elvégzéséhez szükséges képzettség, végzettség, szakmai gyakorlat ellenőrzése, igazolása.
adatkezelés jogalapja: a közbeszerzési eljárás lefolytatása során a Társaság által igényelt tevékenység ajánlattevő által történő elvégzéséhez szükséges képzettség, végzettség, szakmai gyakorlat ellenőrzéséhez és annak igazolásához fűződő jogos érdeke, így a GDPR 6. cikk (1) f) pontja.
érintettek köre: a közbeszerzési eljárásba a résztvevő partner által bevont természetes személyek
kezelt adatok köre: név és személyes adatok, valamint az adott közbeszerzési eljárás során kiírt alkalmasságot és a kizáró okokat igazoló, benyújtott dokumentumokban szereplő, végzettséget, képzettséget, szakmai tapasztalatot, egyes esetekben egészségügyi állapotot (alvási apnoe) igazoló adatok
adatkezelés és adattárolás határideje: a Társaság az ajánlatot tevő partner által a teljesítésbe bevont személy adatait az alapul szolgáló eljárásból, továbbá az annak eredményeként megkötött jogügyletből fakadó jogok és kötelezettségek elévülésig kezeli.
az adatkezelés során az adat az alábbi harmadik személy részére kerül továbbításra:
közbeszerzési eljárásban a Kbt. 43.§ alapján kötelezően előírtaknak megfelelően a Közbeszerzési Hatóságnak (székhely: 1026 Budapest, Riadó utca 5.)
4.8. Dokumentumok tanúi adatainak kezelése
A polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (a továbbiakban: Pp.) XXII. fejezete tartalmazza az egyes okiratok bizonyító erejéhez fűződő törvényi vélelmeket. Az egyszerű magánokirathoz nem fűződik bizonyító erőt jelentő törvényi vélelem, tehát az ilyen magánokirat nem feltétlenül bizonyítja a benne foglaltak valódiságát, illetve elfogadását. A teljes bizonyító erejű magánokirat azonban az ellenkező bizonyításáig teljes bizonyító erővel bizonyítja, hogy az okirat aláírója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, illetve elfogadta vagy magára kötelezőnek ismerte el.
A VOLÁN Buszpark Kft-nek a jogbiztonság és saját gazdasági érdeke céljából a magánszemélyekkel megkötésre kerülő szerződésekkel és a magánszemélyek által a Társaság felé tett nyilatkozatokkal kapcsolatban elvárása, hogy azok legalább a teljes bizonyító erejű magánokiratra előírt Pp. szerinti követelményeknek feleljenek meg.
A Pp. 325. §-a alapján – magánszemély esetében – akkor lesz teljes bizonyító erejű a magánokirat, ha
A mindennapi életben legtöbbször alkalmazott eljárás, amikor két tanú igazolja, hogy az okirat aláírója azt előttük írta alá, illetve aláírását saját kezű aláírásának ismerte el. A Pp. 325. § (1) b) erre az esetre kötelezően előírja, hogy igazolásként az okiratot mindkét tanúnak alá kell írnia, továbbá az okiraton a tanúk nevét és lakóhelyét – ennek hiányában tartózkodási helyét – olvashatóan is fel kell tüntetni.
A tanúk személyére vonatkozó adatokat a szerződéses partner, illetve a nyilatkozattevő adja meg a Társaság számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek.
Azt, hogy a Társaság partnere kivel íratja alá tanúként a dokumentumot, arra a Társaságnak ráhatása nincs, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Annak okán azonban, mert a Társaság elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, a tanúkat is tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint jelen dokumentummal és annak a Társaság honlapján való nyilvánosságra hozatalával a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
A folyamatban kezelt adatok kategóriái: a tanú neve, aláírása, lakóhelye vagy tartózkodási helye.
Az adat forrása a Társaság szerződött partnere illetve a felé nyilatkozatot tevő személy.
Mivel jogszerűen senkit sem lehet akarata ellenére kötelezni arra, hogy tanúként igazoljon egy dokumentumot, így az adatait a tanú a Társaság vélelme alapján önkéntes hozzájárulásával adta meg az adott dokumentumon. A Társaság partnere pedig a dokumentum tanúját köteles tájékoztatni arról, hogy az adatait a Társaság fogja kezelni.
Mivel a Társaság partnere ezt köteles megtenni, valamint a Társaság jelen folyamatleírását nyilvánosságra hozta honlapján, így a GDPR 14. cikk (5) a) alapján ellenkező bizonyításig vélelmezi, hogy az érintett már rendelkezik a rá vonatkozó adatkezeléssel kapcsolatos információkkal. A Társaság ezért nem ad egyedi tájékoztatást a GDPR 14. cikk (1)-(4) bekezdések szerint, de a vélelem megdönthető és az érintett tanú bármikor élhet a GDPR-ban és a jelen folyamatleírásban részletezett érintetti jogaival.
adatkezelés célja: a Társaság által magánszemélyekkel megkötött szerződések és a Társaság felé magánszemélyek által tett írásos nyilatkozatok bizonyító erejének biztosítása
adatkezelés jogalapja: az érintett GDPR 6. cikk (1) a) szerinti hozzájárulása
érintettek köre: a dokumentumot tanúként aláírók
kezelt adatok köre: a tanú neve, aláírása, lakóhelye vagy tartózkodási helye
adatkezelés és adattárolás határideje: a Társaság a tanúk személyes adatait az alapul szolgáló jogügylet (szerződés vagy nyilatkozat) szerinti adatkezelési cél elérésig, illetve az ezekből fakadó jogok elévülésig tárolja.
4.9. Szerződéses kapcsolattartók adatainak kezelése
A Társaság napi működése során folyamatosan (ügyleti) szerződéseket köt mind egy szolgáltatás nyújtására, mind egy szolgáltatás igénybevételére. A szerződések teljesítéséhez szükséges hatékony kapcsolattartást azonban a legritkább esetben a szerződő felek cégjegyzésre jogosult képviselői végzik, ezért a felek a szerződésekben az esetek legtöbbjében kapcsolattartókat jelölnek meg. Mivel a kapcsolattartó személyre vonatkozó adatokat a szerződéses partner adja meg a Társaság számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek. Azt, hogy a Társaság partnere kit határoz meg kapcsolattartóként, arra a VOLÁN Buszpark Kft-nek ráhatása nincs, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Annak okán azonban, mert a Társaság elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, a szerződéses kapcsolattartókat is tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint jelen dokumentummal a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
Az adat forrása a Társaság szerződött partnere.
Mivel azonban a Társaság véleménye szerint jelen adatkezelésre bár a hétköznapokban tömegesen előfordul és gyakoriságát tekintve teljes mértékben életszerű, a GDPR jogalap-rendszeréből mégis csak a jogos érdek jogalapja alkalmazható összhangban a NAIH/2018/2570/2/V. véleményével. A Társaság ezért érdekmérlegelési tesztet végzett a jogalap alkalmazhatóságát alátámasztására, amelyet az érintett kérelmére bármikor megismerhet. A Társaság gondosan mérlegelte az adatkezelés érintettekre gyakorolt hatását és megállapította, hogy az nem jár az érintettek érdekeire, alapvető jogaira és szabadságaira nézve aránytalan és szükségtelen mértékű korlátozással.
Az adatkezelés a Társaság és szerződéses partnerének jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, így az érdekmérlegelési teszt alapján alkalmazható a GDPR 6. cikk (1) f) az adatkezelés jogalapjául.
Mivel a VOLÁN Buszpark Kft-nek semmilyen ráhatása nincsen arra, hogy szerződött partnere kit jelöl meg kapcsolattartóként, ezért a Társaság szerződött partnerének kötelezettséget kell vállalnia a következőkre:
Mivel ezt a tájékoztatást a Társaság partnere köteles megtenni, valamint a Társaság jelen folyamatleírását nyilvánosságra hozta honlapján, így a GDPR 14. cikk (5) a) alapján ellenkező bizonyításig vélelmezi, hogy az érintett már rendelkezik a rá vonatkozó adatkezeléssel kapcsolatos információkkal. A Társaság ezért nem ad egyedi tájékoztatást a GDPR 14. cikk (1)-(4) bekezdések szerint, de a vélelem megdönthető és az érintett tanú bármikor élhet a GDPR-ban és a jelen tájékoztatóban részletezett érintetti jogaival.
adatkezelés célja: a Társaság által megkötött szerződések teljesítéséhez szükséges hatékony kapcsolattartás biztosítása
adatkezelés jogalapja: a Társaság a szerződés teljesítéséhez szükséges hatékony kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdeke, így a GDPR 6. cikk (1) f) pontja.
érintettek köre: a szerződéses partner által kijelölt kapcsolattartó
adatkezelés és adattárolás határideje: a Társaság a szerződéses kapcsolattartók személyes adatait az alapul szolgáló jogügylet (szerződés) szerinti adatkezelési cél elérésig, illetve az ezekből fakadó jogok elévülésig kezeli.
4.10. Projekt kapcsolattartók adatainak kezelése
A Társaság működése során rendszeresen együttműködik a tulajdonosaival és egyéb partnerekkel, különböző közös projektek megvalósítása érdekben. A projektek teljesítéséhez szükséges hatékony kapcsolattartást azonban a legritkább esetben a szerződő felek cégjegyzésre jogosult képviselői végzik, ezért a felek a projektekben az esetek legtöbbjében kapcsolattartókat jelölnek meg. Mivel a kapcsolattartó személyre vonatkozó adatokat a projekt partner adja meg a Társaság számára, így az adatok bár közvetlenül nem az érintettől származnak, ám mivel alkalmasak az érintett azonosítására, így személyes adatnak minősülnek. Azt, hogy a Társaság projekt partnere kit határoz meg kapcsolattartóként, arra a VOLÁN Buszpark Kft-nek ráhatása nincs, így valójában közvetlen akaratán kívül válik konkrét személyekre nézve adatkezelőnek. Annak okán azonban, mert a Társaság elkötelezett az átlátható adatkezelés mellett, a projekt kapcsolattartókat is tájékoztatja a GDPR 14. cikk szerint a jelen dokumentummal a rájuk vonatkozó adatkezelésről.
Az adat forrása a Társaság projekt partnere.
Mivel azonban a Társaság véleménye szerint jelen adatkezelésre bár a hétköznapokban tömegesen előfordul és gyakoriságát tekintve teljes mértékben életszerű, mégis a GDPR jogalap-rendszeréből csak a jogos érdek jogalapja alkalmazható összhangban a NAIH/2018/2570/2/V. véleményével.
Mivel a VOLÁN Buszpark Kft-nek semmilyen ráhatása nincs arra, hogy projekt partnere kit jelöl meg kapcsolattartóként, ezért a Társaság projekt partnerének kötelezettséget kell vállalnia a következőkre:
Mivel ezt a tájékoztatást a Társaság projekt partnere köteles megtenni, valamint a Társaság jelen folyamatleírását nyilvánosságra hozta honlapján, így a GDPR 14. cikk (5) a) alapján ellenkező bizonyításig vélelmezi, hogy az érintett már rendelkezik a rá vonatkozó adatkezeléssel kapcsolatos információkkal. A Társaság ezért nem ad egyedi tájékoztatást a GDPR 14. cikk (1)-(4) bekezdések szerint, de a vélelem megdönthető és az érintett tanú bármikor élhet a GDPR-ban és a jelen tájékoztatóban részletezett érintetti jogaival.
adatkezelés célja: a Társaság projekt együttműködése során a kapcsolattartás biztosítása, a projekt szerinti ügy ügyintézése érdekében
adatkezelés jogalapja: a VOLÁN Buszpark Kft-nek a projekt együttműködés megvalósításához szükséges hatékony kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdeke, így a GDPR 6. cikk (1) f) pontja
érintettek köre: a projekt partner által kijelölt kapcsolattartó
adatkezelés és adattárolás határideje: a Társaság a projekt kapcsolattartók személyes adatait az alapul szolgáló jogügylet (projekt) szerinti adatkezelési cél elérésig, illetve az ezekből fakadó jogok elévülésig kezeli.
4.11. Munkáltatói visszaélés-bejelentési rendszer
A VOLÁN Buszpark Kft. a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény, valamint a köztulajdonban álló gazdasági társaságok belső kontrollrendszeréről szóló 339/2019. (XII. 23.) Korm. rendelet alapján visszaélés-bejelentési rendszert (a továbbiakban: bejelentési rendszer) hozott létre az Etikai Kódexben meghatározott magatartási szabályok, valamint a Társaság integritása és etikus működése megsértésének bejelentésére.
A bejelentés kizárólag Társaságunk honlapján (https://volan-buszpark.hu/index.php/kapcsolat/bejelentes), a tájékoztató elolvasása, valamint a törvény által előírt nyilatkozat elfogadását követően tehető meg.
A bejelentési rendszer keretei között a bejelentőnek és annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet (a továbbiakban együtt: a bejelentésben érintett személy), a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatait - ideértve a különleges adatokat és a bűnügyi személyes adatokat is - kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhető. A bejelentés kivizsgálásában közreműködő és az eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező külső szervezet részére személyes adat csak akkor kerül továbbításra, amennyiben a szervezet az adat kezelésére törvény alapján jogosult, vagy ha ahhoz az érintett hozzájárult.
Azon adatokat, amelyek nem tartoznak az előzőekben felsorolt kategóriák egyikébe sem a bejelentési rendszerből haladéktalanul töröljük.
A személyazonosság felfedése nélkül tett bejelentés, ezen felül a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, továbbá a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után tett bejelentés, valamint, ha közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem állna arányban, akkor a bejelentés vizsgálata mellőzhető.
A bejelentés során nyilatkozni kell arról, hogy a bejelentést a bejelentő jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. A rosszhiszemű bejelentés polgári jogi és büntetőjogi következményekkel járhat.
A bejelentésben foglaltakat a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül ki kell vizsgálni, amely időtartam azonban a 3 hónapot nem haladhatja meg.
Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül törölni kell. Amennyiben a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor - ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is - a bejelentésre vonatkozó adatokat a munkáltatói bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig lehet kezelni.
adatkezelés célja: munkáltatói visszaélés bejelentési rendszer működtetése
adatkezelés jogalapja: GDPR 6. cikk (1) f.) pontja szerinti jogos érdek
adattárolás határideje: a vizsgálat befejezését követő 60 napig, illetve amennyiben a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor, a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig.
5. Jelen tájékoztatóban nem meghatározott kérdések
Kamerarendszer és beléptető rendszerek üzemeltetése
A Társaság saját kamerarendszert és beléptető rendszert nem üzemeltet, azonban egyes irodáit bérli és a bérbeadók működtethetnek kamerarendszert és beléptető rendszert is. Bérbeadók által üzemeltetett kamerarendszerekkel és beléptető rendszerekkel kapcsol kapcsolatos tájékoztatásokat és folyamatleírások ezért Bérbeadók adják meg.
A jelen tájékoztatóban nem meghatározott további kérdésekben a GDPR szabályai az irányadók.
Budapest, 2020.……
Dávid Ilona
ügyvezető
VOLÁN Buszpark. Kft.
© 2023 VOLÁN Buszpark Kft. | Minden jog fenntartva
